Une comptabilité se facture au temps passé, même quand elle est au forfait : le forfait, nous le calculons sur le temps que nous prévoyons. Or ce temps dépend surtout d’une chose, la qualité de ce que nous recevons. Voici les cinq documents qui font toute la différence.
1. Les relevés bancaires complets
Tous les comptes utilisés pour l’entreprise, y compris celui de la carte de crédit et le compte d’épargne où dort la provision d’impôt. Un relevé manquant, c’est un solde qui ne correspond pas, et une heure de recherche. Le format PDF mensuel de votre banque suffit ; l’export CSV nous fait gagner encore un peu de temps.
2. Les factures fournisseurs, payées ou non
Nous avons besoin de la facture, pas seulement du paiement. Le montant, la date, la TVA et le nom du fournisseur figurent dessus, et c’est ce document qui justifie la déduction. Les factures encore ouvertes comptent aussi : elles font partie du résultat de l’exercice où la prestation a été fournie.
3. Vos factures clients, dans l’ordre
Numérotées sans trou, ce qui est une exigence pratique autant que fiscale. Si vous annulez une facture, gardez l’annulation. Un contrôleur TVA qui voit sauter le numéro 214 posera la question, et il vaut mieux avoir la réponse dans le classeur.
4. Les tickets de caisse et les frais payés de votre poche
Le plein d’essence, le parking d’un chantier, le repas avec un client, la quincaillerie du samedi matin. Ces montants sont petits mais nombreux : sur une année, ils dépassent souvent 4’000 francs. Photographiez-les le jour même, l’encre thermique s’efface en quelques mois.
Deux précisions utiles. Un repas d’affaires se justifie mieux si le nom de l’invité est noté au dos. Et les frais privés payés avec la carte de l’entreprise doivent être signalés : nous les sortons du résultat, sinon c’est le fisc qui le fait, moins gentiment.
5. Les documents de salaires et d’assurances sociales
Nouveaux contrats de travail, certificats médicaux de plus de trois jours, décomptes de l’assurance perte de gain, décisions des allocations familiales. Ces papiers déclenchent des écritures que personne ne devine : une indemnité maladie de 3’800 francs reçue en septembre n’apparaît dans aucune facture.
Comment nous les envoyer
Comme vous préférez, tant que c’est régulier :
- le classeur déposé au bureau une fois par trimestre, à la Rue de Vevey 15 ;
- des photos ou des PDF envoyés au fil de l’eau dans votre dossier partagé ;
- l’enveloppe par la poste, pour ceux qui préfèrent le papier, cela fonctionne encore très bien.
La règle que nous donnons à nos clients : dix minutes le vendredi, plutôt qu’une soirée en février.
Un dossier tenu de cette manière, pour une petite entreprise, représente en général deux à trois heures de travail par mois chez nous. Le même dossier livré en vrac au mois de mars en demande facilement le double, et le bouclement arrive plus tard. C’est aussi simple que cela.