Beaucoup de patrons attendent le mois de janvier pour changer de fiduciaire, comme s’il fallait une date anniversaire. Ce n’est pas nécessaire. Un mandat de fiduciaire n’est pas un abonnement de téléphone : il se termine quand vous le décidez, sauf clause particulière dans votre contrat, et une comptabilité se reprend en cours d’exercice sans perte d’information.
Ce qu’il faut vérifier dans votre contrat
Sortez la lettre de mandat que vous avez signée. Regardez trois lignes : le délai de résiliation (souvent un mois, parfois trois), la manière de résilier (une lettre suffit presque toujours) et le mode de facturation des travaux en cours. Si votre fiduciaire a déjà saisi six mois de comptabilité, ces heures se paient, c’est normal.
Un point mérite votre attention : certains contrats prévoient que les fichiers de comptabilité restent la propriété du mandataire. Les pièces qui vous appartiennent, elles, vous reviennent toujours, factures, contrats et relevés compris.
Les documents à demander
C’est la partie qui bloque les gens, et c’est celle que nous prenons en charge. Pour reprendre une comptabilité au 1er juillet, par exemple, nous demandons :
- la balance des comptes à la date de reprise, avec le détail des débiteurs et des créanciers ;
- le grand livre de l’exercice en cours ;
- les comptes annuels signés des deux derniers exercices ;
- les décomptes TVA déjà déposés, ainsi que la dernière concordance annuelle ;
- les contrats de travail, les décomptes de salaire de l’année et les attestations des caisses ;
- les décisions de taxation reçues et les éventuelles réclamations en cours.
La demande part de notre bureau, avec votre signature. Vous n’avez pas de discussion gênante à mener avec votre ancien mandataire.
Le contrôle des soldes d’ouverture
C’est là qu’une reprise se joue. Nous ne reprenons jamais une balance sans la vérifier : caisse, banque, TVA à payer, comptes de salaires, amortissements. Il arrive que des postes traînent depuis deux ou trois exercices, par exemple un compte débiteur qui ne se soldera jamais. Autant le voir maintenant, avec vous, que de le découvrir au bouclement.
Sur dix reprises de dossier, huit contiennent au moins un solde à corriger. Ce n’est pas grave, mais cela s’explique et cela se documente.
Combien de temps cela prend
Comptez une heure de votre temps : l’entretien initial, puis une signature. De notre côté, la reprise demande une à trois semaines selon la vitesse de réponse du mandataire précédent. Pendant ce temps, continuez simplement à mettre vos factures de côté dans un classeur.
Nous facturons le contrôle des soldes d’ouverture au tarif horaire, en général deux à quatre heures pour une petite entreprise. Ce montant vous est annoncé avant, dans l’offre, et il n’apparaît qu’une seule fois.
Le bon moment, finalement
Le meilleur moment pour changer, c’est quand vous n’obtenez plus de réponse, quand vous ne comprenez pas vos factures, ou quand vos comptes annuels arrivent en novembre pour l’exercice précédent. Attendre le prochain 1er janvier ne rend pas le changement plus facile ; cela ajoute seulement six mois d’agacement.